Glosario
Tabla de retención documental
Formato que presenta la lista codificada de las series, sus correspondientes subseries y tipos documentales, producto del desarrollo de las funciones de cada oficina o unidad administrativa. A cada serie o subserie se le asigna tiempo de retención en las diferentes fases del ciclo vital de los documentos.
Término
Fecha para cumplir una obligación.
Transferencias Documentales
Remisión de los documentos del Archivo de
Gestión al Archivo Central de la Contraloría.
Transferencias primarias
Remisión de documentos del archivo de gestión (o de oficina) al central para su conservación cuando la frecuencia de consulta ha disminuido.
Transferencias secundarias
Remisión de documentos del archivo central al archivo histórico para su conservación permanente. Se trata de documentos debidamente seleccionados teniendo en cuenta su valor científico, cultural e histórico.
Trazabilidad
Capacidad para seguir la historia, la aplicación y la localización de todo aquello que este bajo consideración.